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ORDONNANCE DU CONSOLAT DE MAR

RÈGLEMENT D'ARBITRAGE

RÈGLEMENT RÉGISSANT LA PROCÉDURE DE RÉSOLUTION CONSENSUELLE DES CONFLITS

  

RÈGLEMENT DE RÉSOLUTION CONSENSUELLE DES CONFLITS

ARTICLE 1.- FONDEMENTS

La Chambre officielle de Commerce, d'Industrie et de Navigation de Barcelone exerce, parmi d'autres fonctions d'organisation et d'administration qui sont les siennes, celles des systèmes alternatifs de résolution des conflits par le biais du Consolat de Mar et tout particulièrement au moyen de son organe de gouvernement, le Consell de Vint.

Le Consell de Vint est régi par l'ordonnance du Consolat de Mar approuvée par la Chambre officielle de Commerce, d'Industrie et de Navigation de Barcelone.

Le présent règlement définit les caractéristiques ainsi que le mode de fonctionnement du système de résolution consensuelle des conflits comme un des systèmes alternatifs de résolution des différends auxquels fait référence l'article 9 b) de l'ordonnance du Consolat de Mar.

Ce règlement s'appliquera aux processus de résolution consensuelle des conflits, tels que la médiation, administrés par le Consolat de Mar.

ARTICLE 2.- CARACTÉRISTIQUES DE LA PROCÉDURE

Volontariat

Les parties, de manière volontaire et après avoir été informées, prennent la décision d'entamer la procédure.

Ainsi, une fois la procédure entamée, si une partie ne souhaite pas continuer, elle peut interrompre sa participation et considérer la procédure comme terminée. Dans ce cas, il lui suffit de communiquer au Consolat de Mar la décision prise, sans avoir besoin d'en expliquer les raisons.

Confidentialité

Toute personne qui participe à la procédure, en quelque qualité que ce soit, s'engage à respecter la confidentialité conformément à l'article 11 de l'ordonnance du Consolat de Mar.

Au niveau de la gestion et afin de garantir la confidentialité:

a) une fois la procédure terminée, la tierce personne neutre détruira toute la documentation faisant référence à la procédure et rendra la documentation apportée par les parties à celle à qui elle appartient, sauf si toutes les parties ou seulement celle à qui appartient la documentation en décident autrement;

b) le Consolat de Mar ne conservera que l'information minimum nécessaire pour la gestion du service, faisant référence à l'identification des parties, l'accord pour se soumettre à la procédure et la documentation qui accrédite de l'achèvement de la procédure pour l'une des causes prévues à l'article 19. Le reste de la documentation sera détruit, sauf accord contraire entre les parties;

c) le Consolat de Mar ne divulguera ni l'existence ni le résultat de la procédure sans l'autorisation des parties. Toutefois, le Consolat de Mar pourra inclure l'information relative à la procédure dans les statistiques globales de ses activités, dans tous les cas où l'information ne permettra pas de rechercher l'identité des parties ni les circonstances particulières du différend.

Neutralité

La neutralité est comprise comme l'absence d'intérêt de la part de la tierce personne au résultat du processus.

Impartialité

L'impartialité est comprise comme l'indépendance la plus absolue de la tierce personne par rapport aux deux parties.

Flexibilité

Il s'agit d'un processus semi-structuré, dont les étapes ne sont pas régies par des formalismes ni des protocoles rigides, qui s'adapte aux nécessités des parties et aux caractéristiques du différend.

ARTICLE 3.- LES PARTIES

Peuvent être partie les entreprises ou les particuliers qui se trouvent dans une situation de désaccord, de conflit ou de différend découlant des relations de leurs activités entrepreneuriales.

Les parties ont l'obligation de:

a) signer la convention de célébration de la procédure de résolution consensuelle des conflits comportant la clause de confidentialité;

b) assister personnellement aux séances du processus ou se faire représenter par des personnes ayant une capacité de décision et un pouvoir suffisant pour arriver à des accords, et connaissant aussi suffisamment tous les intéressés de manière à pouvoir s'impliquer réellement dans le processus;

c) assumer le coût économique du processus.

ARTICLE 4.- TIERCE PERSONNE NEUTRE

La tierce personne neutre est une personne experte en facilitation de la négociation et en système alternatif de résolution des conflits.

Dans son intervention, elle doit être et se maintenir neutre, indépendante, objective et impartiale.

Accepter d'être désignée pour agir en tant que tierce personne neutre implique de s'engager expressément à respecter tout ce qui est établi dans le présent règlement.

ARTICLE 5.- PARTICIPATION DE TIERS

Quand cela sera nécessaire, du fait des caractéristiques du conflit, et dans tous les cas où les parties seront d'accord, on pourra compter sur la collaboration d'experts, dont la fonction se limitera exclusivement au conseil technique en la matière et dans les aspects que les parties demandent.

ARTICLE 6.- FONCTIONS DE LA TIERCE PERSONNE NEUTRE

Les fonctions concrètes de la tierce personne neutre sont les suivantes:

a) évaluer si le conflit est ou non matière disponible pour les parties;

b) veiller à ce qu'il ne se produise pas de déséquilibre de pouvoir entre les parties qui rendrait impossible un accord satisfaisant;

c) promouvoir la création des conditions positives pour reconduire un conflit vers un processus de dialogue;

d) faciliter et dynamiser la communication entre les parties et la création d'options;

e) aider dans tous les aspects qui permettent aux parties de résoudre leur conflit par consensus.

ARTICLE 7.- OBLIGATIONS DE LA TIERCE PERSONNE NEUTRE

La tierce personne neutre est responsable de la bonne conduite du processus, indépendamment du fait que les parties arrivent ou non à un accord total ou partiel.

Dans cette fonction, ses obligations sont:

a) la communication aux parties et au Consolat de Mar de son renoncement, dans le cas où concourraient les causes d'incompatibilité établies à l'article 8 de ce règlement;

b) la diligence du développement de sa fonction en adoptant toutes les mesures qu'elle considèrerait adéquates pour la bonne marche de la procédure;

c) l'information et la transparence vis-à-vis des parties quant aux caractéristiques du processus, afin de garantir le caractère volontaire de sa participation;

d) le maintien de la confidentialité par rapport à l'ensemble du processus;

e) le maintien de l'impartialité dans le développement de sa fonction et de sa neutralité envers les intérêts des parties;

f) l'arrêt de la procédure pour les causes prévues à l'article 19 de ce règlement.

ARTICLE 8.- INCOMPATIBILITÉS DE LA TIERCE PERSONNE NEUTRE

Conformément au principe d'impartialité, ne pourront pas participer à un processus de résolution consensuelle des conflits, en tant que tierces personnes neutres, les personnes qui maintiennent avec l'une ou l'autre des parties un lien de parenté, d'amitié ou d'inimitié manifeste, ou qui auraient un intérêt manifeste dans le différend faisant l'objet du processus.

ARTICLE 9.- OBJET

Tous les différends, réclamations et désaccords sur une matière disponible entre les sujets établis à l'article 3 du présent règlement qui pourront être résolus par le système de résolution consensuelle des conflits.

ARTICLE 10.- DÉBUT DE LA PROCÉDURE

La procédure de résolution consensuelle des conflits peut être entamée dans les cas suivants:

a) existence d'un accord préalable entre les parties. Dans ces cas-là, elle pourra être sollicitée séparément ou conjointement;

b) sans existence d'un accord préalable entre les parties du différend.

ARTICLE 11.- DEMANDE

L'entreprise qui veut utiliser la procédure de résolution consensuelle des conflits devra formaliser sa demande par écrit, au moyen du formulaire correspondant envoyé au Secrétariat du Consolat de Mar.

Dans la demande, elle devra mentionner:

- les renseignements nécessaires pour le contact (domicile, résidence habituelle, établissement, adresse postale, téléphone, fax, adresse de courrier électronique, etc.) des parties du différend qui permettront leur identification et leur notification;

- une brève description du différend;

- le montant du différend;

- les caractéristiques ou les qualifications que doit réunir, à son avis, la tierce personne neutre.

Il faudra ajouter à la demande:

- dans le cas où existera un accord préalable prévu à l'article 10 a ), le document où figure l'engagement de se présenter à cette procédure en cas de différend;

- le récépissé du paiement des frais du registre qui figure dans le barème correspondant. Aucune demande ne sera acceptée sans la présentation de ce document;

- dans le cas où il s'agira de représentants, la documentation accréditant leur qualité.

La partie sollicitante devra présenter autant de copies de la documentation qu'il y aura de parties plus deux pour le Consolat de Mar. De ces dernières, une sera fournie par le Secrétariat du Consolat de Mar à la tierce personne neutre une fois que celle-ci aura été désignée.

ARTICLE 12.- ACCEPTATION

Le Consolat de Mar examinera la demande et vérifiera si les conditions nécessaires sont remplies pour mettre en marche la procédure.

Dans un délai de dix jours, le Consolat de Mar informera la partie sollicitante de la réception de la demande et en transférera une copie à l'autre partie conjointement, le cas échéant, à la documentation l'accompagnant, afin que cette dernière puisse manifester formellement auprès du Secrétariat du Consolat de Mar , par écrit, par n'importe quel moyen dont il devra rester une trace écrite et dans un délai de quinze jours naturels, l'acceptation de la procédure.

Conjointement à l'acceptation, la partie sollicitée devra manifester:

- ses considérations, brièvement, quant au différend ainsi que sur le montant de celui-ci;

- les caractéristiques ou les qualifications que devra réunir, à son avis, la tierce personne neutre.

Ce délai écoulé sans avoir reçu de réponse ou dans le cas où la réponse sera négative, il sera entendu que la procédure n'est pas acceptée, et le Secrétariat du Consolat de Mar le communiquera dans un délai de cinq jours à la partie sollicitante.

ARTICLE 13.- FRAIS ET PROVISION DE FONDS

Si la partie sollicitée accepte la procédure, le Secrétariat du Consolat de Mar communiquera aux parties la provision de fonds prévue à l'article 12 de l'ordonnance du Consolat de Mar, a ux effets qui y sont indiqués. Il faudra en outre accompagner la provision de fonds, qui sera fixée en accord avec les tarifs approuvés et publiés au Journal officiel de la Generalitat de Catalogne qui figurent comme annexe à ce règlement, du montant prévu dans le barème au titre du coût administratif pour l'audience prévue à l'article 16 de ce règlement.

Sauf accord contraire des parties en ce qui concerne la provision de fonds prévue à l'article 12 de l'ordonnance, les parties l'apporteront à moitié. Quant au montant prévu au titre du coût administratif pour l'audience, les deux parties la paieront conjointement à moitié mais en imputant à la moitié correspondant à la partie sollicitante le montant satisfait au titre de la dépense d'enregistrement.

Ces montants devront être satisfaits dans un délai de vingt jours naturels.

Ce délai écoulé sans qu'aient été effectués les paiements correspondants, la procédure sera considérée comme close, et il sera procédé à la notification de l'accord correspondant aux parties, sans que cela implique une dispense de paiement des montants mentionnés.

Dans le cas où cela sera nécessaire, une fois la procédure terminée et après en avoir calculé le coût total, le Consell de Vint accordera de rembourser aux parties l'excédent du paiement préalablement effectué ou, le cas échéant, il facturera le montant restant.

ARTICLE 14.- DÉSIGNATION DE LA TIERCE PERSONNE NEUTRE

Les parties désigneront d'un mutuel accord la tierce personne neutre. Cette désignation devra être ratifiée par le Consell de Vint.

À défaut d'accord entre les parties, le Consell de Vint , en tenant compte des caractéristiques définies par les parties, désignera la tierce personne neutre.

Après avoir reçu la déclaration d'indépendance de la tierce personne neutre ainsi que la provision de fonds des parties prévues à l'article 13 de ce règlement, le Secrétariat du Consolat de Mar notifiera la désignation de la tierce personne neutre aux parties, afin qu'elles manifestent par écrit dans un délai de dix jours naturels leur accord ou leur opposition.

ARTICLE 15.- RÉCUSATION DE LA TIERCE PERSONNE NEUTRE

Dans le cas où l'une des parties récusera la personne désignée, elle devra le communiquer par écrit au Secrétariat du Consolat de Mar en exposant ses raisons. Le Secrétariat notifiera la récusation à l'autre partie.

Le Consell de Vint désignera alors une autre personne en tenant compte des nécessités manifestées par les parties, et il communiquera la nouvelle nomination aux parties de la manière prévue à l'article antérieur.

Si l'une des parties devait récuser aussi la deuxième désignation, dans un délai de dix jours naturels, le Consell de Vint considérera le processus comme clos, en fera un procès-verbal et le communiquera aux parties.

ARTICLE 16.- AUDIENCE

Une fois acceptée par les parties la désignation de la tierce personne neutre, le Secrétariat du Consolat de Mar convoquera formellement et par écrit les parties à une audience afin que, devant un membre du Consell de Vint et du secrétaire du Consolat de Mar ou une personne déléguée:

- elles s'engagent à suivre ce qui est disposé dans le présent règlement en rapport avec les principes propres de la résolution consensuelle des conflits, au moyen de la convention de célébration de la procédure de résolution consensuelle et de la clause de confidentialité;

- elles ratifient le choix de la personne devant agir comme tierce personne neutre;

- elles décident à l'unanimité de la procédure qu'elles considèrent la plus appropriée pour résoudre leur différend. Si les parties ne parviennent pas à un accord ou accordent de laisser au critère de la tierce personne neutre la procédure à utiliser, ce sera la procédure de la médiation.

Si le conflit est de type international et que les parties ont des langues différentes, on accordera la langue de la procédure.

Le secrétaire du Consolat de Mar ou la personne déléguée lèvera le procès-verbal correspondant, que tous les assistants signeront.

ARTICLE 17.- DÉVELOPPEMENT DE LA PROCÉDURE

La tierce personne neutre pourra se réunir ou communiquer avec les parties conjointement ou séparément pour les informer des caractéristiques de la procédure et planifier les séances.

La tierce personne neutre décidera du nombre adéquat de séances, en tenant toujours compte des principes d'efficacité, de l'engagement des parties et des coûts de la procédure. Elle informera suffisamment à l'avance du jour et de l'heure de chaque séance.

ARTICLE 18.- ACCORD ATTEINT DANS LE CADRE DE LA PROCÉDURE

Si les parties parviennent à un accord mettant totalement ou partialement fin à leur conflit, on en dressera le procès-verbal qui sera signé par la tierce personne neutre et les parties impliquées. L'accord est contraignant pour les parties.

ARTICLE 19.- FIN DE LA PROCÉDURE

La procédure de résolution consensuelle des conflits prendra fin:

a) par la signature par les parties d'un accord mettant fin à toutes ou à certaines des questions du différend qui existe entre elles;

b) par le dépassement du délai de soixante jours, ou celui qu'auront fixé les parties;

c) par la décision de toutes les parties;

d) par la décision de l'une des parties, communiquée par écrit au Secrétariat du Consolat de Mar , à n'importe quel moment après avoir assisté à l'audience prévue à l'article 16 de ce règlement et avant la signature de tout accord mettant fin à toutes ou à certaines des questions du différend;

e) par la décision de la tierce personne neutre, communiquée par écrit aux parties et au Secrétariat du Consolat de Mar si, à son avis, il est très peu probable que la prolongation de la procédure permette aux parties de parvenir à un accord total ou partiel;

f) en cas de mort, d'impossibilité ou de renoncement de la tierce personne neutre, sauf si les parties accordent la continuation avec une autre tierce personne neutre nommée par elles ou, à leur demande, par le Consell de Vint;

g) par le dépassement de trente jours après la communication aux parties du montant complémentaire, conformément aux dispositions de l'article 12 de l'ordonnance du Consolat de Mar, et si celui-ci n'a pas été satisfait;

h) en cas de mort ou d'incapacité de l'une des parties.

ARTICLE 20.- RESPONSABILITÉ LÉGALE DU SERVICE

La Chambre officielle de Commerce, d'Industrie et de Navigation de Barcelone, ses collaborateurs associés au Consolat de Mar, les membres du Consell de Vint ainsi que les tierces personnes neutres ne seront en aucun cas responsables pour les actions ou omissions en rapport avec les interventions découlant du processus de résolution consensuelle des conflits.

TARIFS

Les tarifs applicables aux procédures de résolution consensuelle des conflits ont été approuvés par le Consell de Vint du Consolat de Mar de Barcelone, organe d'arbitrage et de solution alternative des conflits de la Chambre officielle de Commerce, d'Industrie et de Navigation de Barcelone, au cours de sa séance du 22 février 2005 et publiés au Journal officiel de la Generalitat de Catalogne numéro 4389, du 23 mai 2005.

 

 

 
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